Gestire una Scuola di Danza non è una cosa semplice, ma gestirla senza avere nessun tipo di competenze gestionali è un’impresa titanica.

Ci sono circa 17.000 Scuole di danza in Italia e parliamo di quelle documentate, senza considerare le piccole realtà che non si conoscono. Un vero e proprio impero di ballerini che non avendo sbocchi lavorativi decidono di aprire una scuola tutta loro. però, ahimè, tutti con competenze tecniche “elevate ” ma nessuna competenza gestionale.

Non c’è nessun controllo nell’espansione delle scuole di danza, in Italia, creando così moltissimo caos ed una concorrenza enorme tra di loro.

Nel grandissimo Palcoscenico delle scuole di danza, volteggiano oltre 1.4 milione di allievi tra i 4 e i 20 anni, un vero e proprio esercito di ballerini pronti a tutto per inseguire il sogno di poter vivere danzando.
Il totale della popolazione che ruota intorno alle scuole di danza italiane è di circa 4.200.000 persone. Un dato molto incoraggiante ma che nessuno sa sfruttare adeguatamente per rendere produttiva la propria azienda.

Per questo vi voglio dare in questo articolo 3 piccoli/grandi consigli gestionali per iniziare a navigare con la tua scuola di danza al meglio.

1) Creati un Budget di spesa

Sai quanto ti costa la tua scuola ?

Da quando apri la porta della tua Scuola di Danza, devi sapere, che inizia ” l’emorragia ” dei costi, anche quando sei chiuso o quando è festa. E’ come un tassametro che non si ferma mai ! Ovviamente non possiamo dire lo stesso delle entrate che sono vittima della stagionalità o per semplice e benedetto CULO.

Hai mai pensato di fare un BUDGET di spesa prima di iniziare la stagione?

Iniziamo prima di tutto a capire cos’è un Budget di spesa.
Lo spiego in breve:

Il Budget è uno strumento con il quale si definiscono le entrate e le uscite relative al progetto, ovvero, è l’espressione, in termini monetari, delle sue attività. Ogni progetto deve possedere una sostenibilità economica che permette la realizzazione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi.

Questa sostenibilità economica è data dal Budget.

Ti dico come farlo:

Prendi un foglio a quadretti e dividilo in righe e colonne ( fai una griglia ) ora immagina di fare una lista della spesa di tutto quello che hai e vicino scrivi quanto ti costa annualmente.
Dobbiamo creare un budget preventivo ed uno a consuntivo

Esempio:

Minuziosamente scrivi tutto quello che hai e quanto ti costa preventivamente e man mano che passano i mesi annota la spesa effettiva.

Previsto – Effettivo

Per una scuola di Danza è importante creare 2 tipi di budget

1) Preventivo annuale + consuntivo annuale

2) Preventivo mensile + consuntivo mensile

Non è corretto creare solo un budget di spesa annuale e dividerlo per 12 mesi (può ingannare), perché i costi della tua azienda mese per mese sono diversi.

Esempio:

Se ad agosto sei chiuso, i collaboratori non li paghi, quindi nel mese di agosto avrai un budget di spesa (mensile) diverso da quello di ottobre e il tuo obiettivo d’incasso di conseguenza è diverso mese per mese.

Quindi per raggiungere correttamente gli obiettivi d’incasso devi avere 2 budget preventivi ad inizio stagione e aggiornarli con i costi e incassi effettivi.

2) Analizza la domanda di mercato

Sai quante persone sono venute a visitare la tua scuola in un anno?

E’ un parametro aziendale fondamentale, non solo per le scuole di danza, ma per tutte le aziende che vendono prodotti e servizi.

Conoscere alla perfezione chi, quando e come un potenziale allievo arriva nella vostra scuola a chiedere informazioni ti permetterà di capire come la tua azienda viene identificata dall’esterno.

Avere dei numeri e uno storico su cui lavorare è necessario per pianificare tutte, ma dico tutte le azioni per il futuro. Se non hai questo parametro, qualsiasi altra azione tu farai, non potrà essere misurata.

Se invece sei in possesso di questo numero puoi iniziare la vera e propria analisi, potendo valutare la tua efficienza ed efficacia.

Tutto questo ti permetterà di avere i seguenti parametri a disposizione:

• Da quale fonte sono venuti a conoscenza della tua Scuola di Danza.
• Percentuale d’iscrizione ( quanti allievi iscrivo rispetto a quanti vengono a prendere informazioni ).
• Ricavo per allievo ( Quanti soldi ogni visitatore che si iscrive o non si iscrive lascia alla mia scuola ).
• Media per contratto ( qual è il contratto medio sottoscritto nel mese ).
• Media per allievo ( Quanti soldi in un anno ogni singolo allievo spende all’interno della scuola ).
• Avere un database di contatti ed uno storico

Se hai tutto questo allora avrai tutte le carte in tavola per progettare la nuova stagione, sapendo come e dove poter migliorare. Se invece non ce l’hai, allora poni le mai giunte di fronte alla faccia e inizia a pregare che qualche santo ti aiuti a migliorare.

3) Media per allievo

Sai quanto spende ogni singolo allievo nella tua scuola ?

È uno dei parametri fondamentali per la tua azienda che ti permetterà di conoscere quanti soldi mediamente ogni tuo cliente investe da te. È un parametro che si analizza stagionalmente ed il calcolo è Molto semplice:

Prendi tutto l incasso della stagione e dividilo per il numero di clienti che hai.

Quindi se io ho incassato in una stagione 100.000,00 € ed ho avuto 200 allievi che hanno fatto anche un solo un mese nella scuola, avrò 500 € di media per allievo. Se ho 350 allievi paganti in una stagione avrò 285 € di media per allievo. Se ho 500 allievi avrò 200€ di media per allievo ecc ecc.

È una parametro davvero importante ed è uno degli indicatori principali per aumentare la redditività della tua Scuola.

Come fai a migliorare i tuoi risultati la prossima stagione?

Facile! aumenta la media per Allievo (anche di poco).  Ti faccio un esempio:

Se nel primo caso riesco ad aumentare anche solo di 50€ la media per allievo avrò un ricavo a fine anno di 10.000 € in più, nel secondo caso di 17.000 € in più, nel terzo caso 25.000 € in più.

Ora puoi iniziare a fare un’analisi anche della tua scuola e vedere dove sei e cosa puoi migliorare a partire da oggi.

Buona navigazione

Antonello